煤炭物流信息化管理系统，是按照集团“两级架构、三级管理”体制要求，综合应用先进信息技术研发而成的。该系统以“一卡通”拥有的交易、结算和服务功能，作为供应链中货物流、资金流及全部经营信息传递的载体，渐次取代原有管理职能。经过经营流程的优化、创新，突出了集团市场化经营和服务功能，建立起代表集团物流通道经营功能的凭证系统，在集团物流供应链内实现了资金、货物、信息、管理流的环形闭合，形成以 “一卡通”为纽带的现代煤炭物流服务供应链体系。
一、煤炭物流体系管理架构（船型架构）
在船型架构中，按照权责对等原则分配各管理节点的职责与权利，各管理节点在行使职权时，必须承担与其权利相适应的责任，完成相应的任务指标。而每个节点要完成其任务指标不仅需要节点自身认真履责，同时还必须依托上下游节点的协助和支持（合同兑现率=利润增长率=成本控制率=集团利益）。这样就从机制上保证了各节点利益、目标的高度一致，从而强化了各节点责任意识，增强了各节点之间的协作、支持关系，使得管理资源得以全面共享，充分保障了集团意志在执行层的贯彻和落实。
二、煤炭物流信息化管理系统主要功能模块（树形结构）
按照专业化分工要求，煤炭物流信息化管理系统分为集团、市子公司、县子公司三大平台。集团平台作为决策中心、投融资中心和风险管控中心，主要负责销售合同签订、销售执行分配、采购供应管理、资源控制管理、物流通道管理、绩效考核、财务、业务风险控制，强化统一销售、集中采购、物流配送和宏观调控职能；作为集团的生产经营中心、利润中心和成本控制中心，市县子公司是集团公司最活跃的生产经营细胞，是全面完成集团公司战略目标计划的具体实施者，是利益最大化的创造者和体现者。市子公司平台主要负责销售执行、配送管理、客户服务、通道管理、结算管理，突出物流服务、销售执行、区域统一结算和点对点运力配送职能；县子公司平台主要完成区域资源控制、计划采购、供应执行，充分发挥资源保障功能。
三大平台通过物流数据链总线相连接；每个平台按标准化的业务处理流程设置相应功能模块，各模块间通过物流数据链分线与总线相连接。各节点产生的经营信息、操作设备信息、经营单位信息都按照统一的编码体系，进行集中编码分类，形成标准化的数据格式，由物流数据链分线汇入总线，在各平台间按权限共享，满足各级平台业务处理、统计分析、管理决策需要。
三、煤炭物流信息化管理系统业务流程
（流程概述）
客户通过电子商务系统在集团平台签订销售合同，集团根据资源控制总量、运力储备、消费市场价格、采购市场价格、配送成本等决策要素，向市、县子公司下达销售和采购任务；市子公司平台执行销售任务、监督采购成本、管理配送供应、实施内部市场结算、进行物流通道管理；县子公司平台执行采购计划、完成供应任务、进行资源控制；管理站以“一卡通”模式组织运力、执行配送、核查运量、票卡，提供合同执行凭证等物流服务。
1.集团平台
（1）销售合同签订
用户登陆集团电子商务系统，进入合同签订子系统，输入合同需求信息；集团根据用户煤种、煤质、供货时间、运输方式等需求，结合市、县子公司资源供应能力、运力配送能力、运距、流向、及两端煤炭市场价格走势，确定合同签订规模，并与用户确认合同内容，签订销售合同。
（2）销售执行分配
集团按照销售合同总量对公铁两路经营机构分配销售任务，同时监督销售任务执行过程，控制执行风险，考核市级子公司销售合同兑现率、销售成本利润率等任务完成绩效。
（3）采购供应管理和资源控制
集团根据销售合同对县子公司下达采购、供应任务和资源控制任务，监督采购供应执行过程，控制执行风险，并考核县级子公司采供任务完成率、成本利润率、资源控制增长率等任务完成绩效。
（4）财务风险控制
集团平台按“两级架构、三级管理”模式为财务系统提供数据接口，保障财务信息与业务信息高度同步和一致。集团财务部门按风险类别在市、县子公司及集团平台设置财务风险管控上下限值；软件系统自动监测、分析风险，生成风险预警报表，通过信息平台进行在线提示，发出短息提醒；系统在识别预测风险的同时，提供应急处置预案；相关管理部门对于预警提示的项目，按照预先制订的应急预案进行处置。
（5）业务风险控制
集团业务监管部门在三级平台设置运量、价格、运力等经营风险控制指标并设定上下限值。软件系统自动监测风险值变化情况，生成相应风险预警报表，并进行在线提示和短信提醒。相关管理部门按照预先制订的应急预案对预警提示的项目进行处置。
2.市子公司平台
（1）销售服务管理
市子公司执行集团下达的销售任务。客户通过订单子系统录入合同执行订单，双方依据即时的市场价格，协商确定合同执行价格；市级子公司根据客户预付款确定合同执行量，制定销售计划，向县子公司下达供应任务，向管理站下达运输配送任务；市级子公司通过跟踪采购供应、运力配送全过程，控制合同执行成本，满足客户需求（交期、质量），保证销售利润；市子公司建立区域结算中心，统一办理各县子公司资金往来结算、资金调拨及运筹。在煤炭物流业务中，负责接收用户预付款，合同执行完成后，对销售、供应、配送实施统一结算管理。
（2）配送服务管理
市级子公司根据区域运力资源，制定区域运力管理规划，与承运商签订承运合同，建立承运商信息库，核查运输车辆，按“一车一卡”配发“物流经营卡”；管理站作为区域运输经营机构，组织运力配送；运输车辆凭“物流经营卡”在煤矿计量装车，完成铁路上站配送、公路到户配送任务。
（3）通道服务管理
市级子公司以站点为支撑，建立区域物流通道。发挥站点核查计量、运力配送、信息反馈等物流服务功能；市级子公司根据站点反馈的合同执行信息，调控区域内流向、流量，影响合同执行及采购价格，控制经营风险，为销售执行创造盈利环境。
3.县子公司平台
（1）资源控制管理
县子公司以服务地方经济为切入点，根据集团下达的采购供应任务，通过参股、控股、包销、代销、买断销售、驻矿销售、淡存旺销等多种方式，建立稳定的货源保障体系，满足采购、供应任务需求。
（2）资源采购管理
县级子公司按照市级子公司下达的采购计划，依托货源保障体系，对煤矿或储配煤场下达生产或采购任务，组织货源，保障供应。
（3）资源供应管理
县级子公司监督装车计量、把关煤质，以内部市场方式执行对市级子公司供应任务，系统生成相应结算凭证。县子公司凭结算凭证与市级子公司进行内部结算，获得采购利润，保障县区利益。
四、“物流经营卡”配送流程
1.配发“物流经营卡”
市子公司与注册登记的承运商签订承运合同，并核定车辆，按照“一车一卡”原则配发“物流经营卡”。
2.派车装货
管理站根据销售执行任务，制定配送计划，统一派车，发放派车单；运输车辆携带“物流经营卡”、派车单到煤矿装车，办理提货手续。
3.营业站核查计量
营业站对出矿车辆过磅计量。系统自动识别“物流经营卡”，核减合同量，上传合同执行信息，并提供计量凭证。
4.途经营业站复核
途经营业站对过境车辆过磅计量。系统自动识别“物流经营卡”， 复核当前运输量，上传复核信息。
5.管理站核查计量
管理站对出境车辆过磅计量、把关煤质。系统自动识别“物流经营卡”， 复核当前运输量，上传复核信息，作为三方对账结算依据。
6.客户签收
用户读取“物流经营卡”信息，过磅复核验收，办理相关收货手续。
7.网上对账
用户、承运商、供应商凭站点计量凭证、及相关单据，与市、县子公司、管理站对照合同执行结果，进行网上对账。
8.销售结算
市子公司与用户依据管理站出据的计量统计凭证及相关出、入库单据，核对销售合同执行结果，办理销售结算。
9.内部供应结算
县子公司与市子公司凭相关计量凭证及出入库单据进行内部供应结算。
10.采购结算
县子公司与供货商根据管理站计量统计凭证及相关出、入库单据，核查采购合同执行结果，办理采购结算。
11.运力结算
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承运商与市子公司根据管理站计量凭证及相关出、入库单据，核查运力合同执行结果，办理运力结算。
